Executive Assistant / Assistant(e) Exécutif(ve)

***Version anglaise ci-dessous***

Les voyages vont bien au-delà de leur destination ; ils sont tissés de chaque souvenir que l'on crée en chemin. Notre engagement consiste à redéfinir l'avenir du voyage en collaborant avec plus de 250+ compagnies aériennes, établissements hôteliers, sociétés de croisières, réseaux ferroviaires pour voyageurs et services financiers, dans le but de créer de nouvelles sources de revenus significatives grâce à des expériences client exceptionnelles. Fondés sur nos valeurs fondamentales d'ambition, d'innovation et de collaboration, nous sommes constamment poussés à repousser les limites, à surpasser les attentes et à exploiter le meilleur de chacun. Nous favorisons une culture qui repose sur la conviction que notre force réside dans notre unité, travaillant ensemble pour bâtir un avenir extraordinaire dans l'univers du voyage. Joignez-vous à nous pour transformer les voyages quotidiens en expériences véritablement extraordinaires.

À PROPOS DU RÔLE

Nous sommes à la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction hautement expérimenté(e) pour soutenir les membres de notre équipe de direction (ELT), basés à Montréal, New York et Toronto. Ce poste est basé à Montréal et la personne relèvera du gestionnaire, Services aux cadres, pour assurer un soutien harmonieux à toute l'équipe de direction. Le ou la candidat(e) idéal(e) aura une vaste expérience au sein d'une entreprise à forte croissance, de préférence avec une équipe mondiale, et possédera la capacité de gérer facilement de multiples priorités et demandes concurrentes.

Note : Le poste est situé à Montréal et une présence régulière au bureau est requise.

CE QUE VOUS FEREZ

Soutien administratif à la direction:

• Fournir un soutien à la direction aux membres de l'ELT assignés, incluant la gestion de calendriers complexes, la gestion efficace du temps et la priorisation des horaires.

• Organiser la logistique de voyage, incluant les vols, l'hébergement, le transport et les changements de dernière minute.

• Traiter les notes de frais et gérer les tâches liées au budget.

• Faire preuve d'une grande discrétion et de confidentialité dans le traitement des informations sensibles.

• Fournir un soutien administratif général tel que demandé par l'ELT.

Événements d'équipe et habilitation:

• Aider à la planification et à la coordination des événements d'équipe et des réunions, incluant les réunions sur place et à l'extérieur.

• Agir à titre de liaison entre les dirigeants et tous les intervenants, établir des relations solides dans l'ensemble de l'organisation, assurer une communication fluide, favoriser la collaboration et éliminer les cloisonnements.

• Se rendre régulièrement au bureau, surtout lorsque les cadres sont en ville, pour assurer un soutien et une collaboration efficaces en personne.

Gestion de projet et initiatives:

• Préparer et coordonner les présentations, incluant Google Slides, Docs et Sheets.

• Coordonner les projets, les livrables et les initiatives interfonctionnelles, s'assurer que les projets sont sur la bonne voie et livrés à temps, et résoudre les problèmes de manière proactive pour assurer la reddition de comptes des intervenants pertinents et la livraison en temps opportun.

• Être un(e) précurseur et un(e) défenseur des outils d'IA, en soutenant l'intégration de l'IA dans l'utilisation quotidienne en identifiant les opportunités d'application.

Gestion et cadence des réunions:

• Se familiariser avec la méthodologie EOS et l'intégrer, et gérer les réunions L10 hebdomadaires.

• Tenir un registre précis des actions à suivre de toutes les réunions de l'équipe de direction, et assurer un suivi diligent pour garantir leur achèvement et leur reddition de comptes en temps opportun.

• Aider à l'élaboration des ordres du jour des réunions mensuelles et trimestrielles clés, incluant les QBR, les examens annuels et d'autres réunions stratégiques.

• Diriger le comité de pilotage pour élaborer la cadence des réunions annuelles, en travaillant en étroite collaboration avec les unités d'affaires et les intervenants clés pour établir un calendrier structuré et efficace pour toutes les réunions d'affaires récurrentes.

Soutien stratégique et d'affaires:

• Développer une compréhension globale des produits, des secteurs verticaux, de la structure organisationnelle, des objectifs de l'entreprise et des « rocks » des départements de Plusgrade pour fournir un soutien éclairé et signaler les impacts interfonctionnels.

• Agir comme un(e) partenaire de réflexion de confiance pour les membres de l'ELT assignés, en fournissant un soutien et des idées pour les initiatives et la prise de décision.

• Soutenir les membres de l'ELT assignés dans la préparation des engagements internes et externes en compilant les informations nécessaires et en anticipant les besoins de contenu selon les directives.

VOUS ÊTES QUELQU'UN AVEC :

• Un sens du détail exceptionnel, très organisé(e) et capable de gérer plusieurs tâches avec précision.

• Posséder une attitude proactive et positive, anticiper les besoins et prendre des initiatives pour résoudre les problèmes de manière efficace.

• Un(e) communicateur(trice) solide, clair et professionnel(le) qui inspire la confiance et établit des relations positives à tous les niveaux de l'organisation et avec les partenaires externes.

• À l'aise et adaptable dans un environnement au rythme rapide et en constante évolution tout en étant capable de prioriser efficacement sous pression.

• Faire preuve de la plus grande discrétion et de professionnalisme dans le traitement des informations sensibles et confidentielles.

VOS QUALIFICATIONS:

• Expérience de niveau intermédiaire à senior en tant qu'adjoint(e) de direction, ayant soutenu des leaders de niveau exécutif, de préférence au sein d'une entreprise à forte croissance.

• L'expérience de soutien d'un(e) président(e) ou d'un(e) cadre de niveau C est un atout important.

• Maîtrise des outils tels que Google Workspace, Slack, Zoom et Gemini.

• Excellentes compétences en organisation et en gestion de projet, avec la capacité de gérer plusieurs priorités concurrentes.

• Une compréhension générale des concepts commerciaux de base est considérée comme un atout majeur, y compris la connaissance de la stratégie d'entreprise, des mesures financières, de l'analyse de données de base et la familiarité avec les fusions et acquisitions.

• L'expérience dans une startup dynamique, une entreprise technologique ou un environnement corporatif au rythme rapide est un atout considérable.

• Une personne qui démarre rapidement, qui excelle à établir des relations et qui peut travailler de manière indépendante avec un minimum de supervision.

• Passeport valide requis, avec la possibilité de se déplacer occasionnellement entre les bureaux.

• Bilinguisme (français) est un atout.

CE QUE VOUS AIMEREZ CHEZ NOUS:

REER de contrepartie

Plans de santé complets

Programme de congés payés flexible

✈️ Allocation d’expérience de voyage

Crédit annuel pour bien-être

Événements d'équipe et déjeuners mensuels

Allocation pour des fournitures de bureau / transport

Programme de travail à distance

Programme de prime de congé parental

Passeport pour l'aventure

NOTRE PROCESSUS:

Plusgrade est un employeur offrant des chances égales et s'engage à fournir un processus de recrutement accessible. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous sommes engagés à offrir des opportunités d'emploi égales, quel que soit l'identité ou l'expression de genre, la race, l'origine ethnique, la croyance, le lieu d'origine, l'âge, le sexe, l'état civil, le handicap physique ou mental, l'orientation sexuelle et toute autre catégorie protégée par la loi. Sur demande, nous fournirons un hébergement pour les candidats handicapés.

Nous croyons en la diversité et l'inclusivité, c'est pourquoi notre processus d'entrevue est conçu pour offrir une expérience de candidat positive et garantir que chaque candidat est évalué de manière égale. Toutes les candidatures seront examinées par notre équipe de talents et le ou les candidats retenus passeront par le processus de recrutement suivant:

• Entrevue téléphonique avec le recruteur

• Entrevue avec le responsable de l'embauche

• Entrevue en équipe

***French posting above***

Travel is not just about the destination; it's about every memory made along the way. We are dedicated to shaping the future of travel by partnering with 250+ airline, hospitality, cruise, passenger rail, and financial services companies to create new, meaningful revenue streams through incredible customer experiences. Rooted in our core values of being ambitious, innovative, and collaborative, we are driven to continuously raise the bar, exceed expectations, and bring out the best in everyone, fostering a culture where we believe we are better together, working towards an extraordinary future in travel. Come help us transform everyday travel into extraordinary experiences.

ABOUT THE ROLE

We are seeking a highly experienced Executive Assistant to support members of our Executive Leadership Team (ELT), based in Montreal, New York and Toronto. This role is based in Montreal and will report to the Manager, Executive Services, to ensure seamless support across the executive leadership team. The ideal candidate will have extensive experience in a high-growth company, preferably with a global team, and possess the ability to handle multiple competing priorities and demands with ease.

Note: The job location is Montreal and regular in-office presence is required

KEY RESPONSIBILITIES:

Executive Administrative Support

• Provide executive support to the assigned ELT members, including managing complex calendars, ensuring efficient time management, and prioritizing schedules.

• Arrange regular travel logistics, including flights, accommodations, transportation and last-minute changes.

• Process expense reports and manage budget-related tasks.

• Maintain a high level of discretion and confidentiality in handling sensitive information.

• General administrative support as directed by ELT

Team Events & Enablement

• Assist with event planning and coordination for team functions and meetings, including on-site meetings and off-sites.

• Act as a liaison between executive leaders and all stakeholders, building strong relationships across the organization, ensuring smooth communication, fostering collaboration and breaking down silos.

• Attend the office regularly, especially when the executives are in town, to ensure effective in-person support and collaboration.

Project Management & Initiatives:

• Prepare and coordinate presentations, including Google Slides, Docs and Sheets.

• Coordinate projects, deliverables, and cross-functional initiatives, ensuring projects are on track and delivered on time, and proactively problem-solve to ensure accountability among relevant stakeholders and timely delivery.

• Be an early adopter and advocate for AI tools, supporting the integration of AI into daily usage by identifying opportunities for application.

Meeting Management & Cadence:

• Familiarize with and integrate the EOS methodology and run weekly L10 meetings.

• Maintain an accurate record of action items from all Leadership Team meetings, following up diligently to ensure timely completion and accountability.

• Assist with building the agendas for key monthly and quarterly meetings, including QBRs, Annual Reviews and other strategic meetings.

• Lead the SteerCo to build out the Annual Meeting Cadence, working closely with the Business Units and key stakeholders to establish a structured and efficient calendar cadence for all recurring business meetings.

Strategic & Business Support:

• Develop an overall understanding of Plusgrade's products, verticals, organizational structure, Company Goals, and Department Rocks to provide informed support and flag cross-functional impacts.

• Act as a trusted thought partner to the assigned ELT members, providing support and insights for initiatives and decision-making.

• Support the assigned ELT members in preparing for internal and external engagements by compiling necessary information and anticipating content needs as directed.

WHO YOU ARE:

• Exceptional attention to detail, highly organized, and capable of managing multiple tasks with precision.

• Possess a proactive and can-do attitude, anticipating needs and taking initiative to resolve issues efficiently.

• A strong, clear, professional communicator who builds trust and positive relationships at all levels of the organization and with external partners.

• Comfortable and adaptable in a fast-paced, ever-evolving environment while able to prioritize effectively under pressure.

• Demonstrates utmost discretion and professionalism when handling sensitive and confidential information.

QUALIFICATIONS:

• Mid-senior-level experience as an Executive Assistant supporting Leaders at the Executive level, preferably in a high-growth company.

• Experience supporting a President or C-Level Executive is a significant asset.

• Proficiency with tools such as Google Workspace, Slack, Zoom, and Gemini.

• Excellent organizational, and project management skills with the ability to manage multiple competing priorities.

• A broad understanding of core business concepts is considered a strong asset, including knowledge of business strategy, financial metrics, basic data analysis, and familiarity with M&A.

• Experience in a dynamic startup, tech, or fast-paced corporate environment is a significant plus.

• A quick starter who is excellent at building relationships and can work independently with minimal supervision.

• Must hold a valid passport with the ability to travel occasionally between office locations.

• Bilingual (French) is an asset.

WHAT YOU’LL LOVE ABOUT US:

RRSP/401(k) Matching 

Comprehensive Health Plans 

Unlimited Vacation/PTO

✈️ Travel Experience Credit 

Annual Wellness Credit 

Team Events and Monthly Lunches

Home Office/Commuter Credit 

Work From Anywhere Program

OUR PROCESS:

Plusgrade is an equal opportunity employer and is committed to providing an accessible recruitment process. We welcome applications from all qualified individuals and are committed to equal employment opportunities regardless of gender identity or expression, race, ethnic origin, creed, place of origin, age, sex, marital status, physical or mental disability, sexual orientation, and any other category protected by law. Upon request we will provide accommodation for applicants with disabilities.

We believe in diversity and inclusivity and that is why our interview process is designed for a positive candidate experience and to ensure every candidate is evaluated equally. All applications will be reviewed from our Talent Team and the successful candidate(s) will go through the following recruitment process:

• Recruiter Phone Interview 

• Hiring Manager Interview

• Team Interview