Coordinator, Facilities Planning Projects / Coordonnateur, Projets De Planification Installations

About UsMSC is a privately owned global shipping company founded in 1970 by Gianluigi Aponte. As one of the world’s leading container shipping lines with headquarters in Geneva, Switzerland, MSC operates in over 675 offices across more than 155 countries worldwide with over 200,000 MSC Group employees. With access to an integrated network of road, rail and sea transport resources which stretches across the globe, the company prides itself on delivering global service with local knowledge.
MSC is a world leader in global container shipping and a company offering global service with local knowledge. MSC also provides integrated network of road, rail and sea transport resources which stretches across the globe.
Job DescriptionPosition SummaryThe core mandate of the Coordinator, Facilities Planning Projects is to advance projects with discipline and provide clear visibility into priorities, commitments, risks, required decisions and next steps.
Position Impact
Execution: Structured project delivery against approved objectives, schedules and parameters.
Stakeholder Management & Visibility: Manage kickoff meetings, develop reliable project status tracking, ensure current information is clearly documented and communicated to manager and key stakeholders.
Proactivity: Escalate and identify risks and budget overages: recommend practical solutions and / or alternatives.
Collaboration: Constructive relationships with internal teams;
manage relationship with vendors and partners.
Continuous Improvement: Support simpler, more consistent and effective project management practices.
Level of ResponsibilityEnhanced task complexity and accountability to customer. Enhanced autonomy in role, contributing significantly to team/organizational projects. Accountable for accuracy and efficiency in assigned tasks. Starting to mentor junior staff.
Key Tasks1. Project Coordination and Monitoring
Coordinate the day-to-day execution of fit-out, renovation, workplace reconfiguration and relocation projects.
Develop and maintain project schedules, action plans and tracking tools.
Coordinate internal and external stakeholders to support agreed project objectives.
Organize project meetings, prepare minutes and ensure disciplined follow-up of actions.
Monitor progress and promptly identify schedule variances, risks and issues.
2. Schedules, Deliverables and Risk Management
Track tasks, milestones and deliverables through completion.
Maintain current action, decision, risk, issue and change logs.
Follow up with stakeholders and confirm commitments and target dates.
Anticipate obstacles that may affect cost, schedule, quality or operations.
Recommend corrective actions and escape matters requiring management decisions.
3. Operational Coordination
Support projects involving workplace space, furniture, equipment and related services.
Collaborate with Information Technology, Security, Human Resources and Operations, as required.
Coordinate commissioning, relocations and operational transition activities.
Track deficiencies, corrective work and vendor commitments through closure.
Help maintain safe, functional workplaces aligned with organizational standards.
4. Governance, Documentation and Reporting
Maintain complete, structured and current project documentation.
Organize plans, contracts, quotations, reports, approvals and technical records.
Prepare dashboards, performance indicators and progress reports.
Develop concise executive summaries that support timely, informed decisions.
Contribute to the continuous improvement of project management tools, processes and practices.
Skills / ExperienceAll MSC Canada employees are expected to exhibit the MSC Values, striving to drive customer centric results in all interactions with colleagues and customers alike.
Bachelor’s degree in business administration, project management, real estate, construction or a related field.
3 to 5 years’ experience in Facilities Coordination Planning, Project Coordination, Construction Projects or similar role.
Relevant experience in project coordination, facilities management, office fit-out, construction or a corporate environment is a definite asset.
Proficiency in Microsoft 365, including Excel, Outlook, Teams, Copilot and PowerPoint.
Strong organizational, planning and priority-management skills.
Demonstrated ability to coordinate multiple projects and stakeholders concurrently.
High level of accuracy in tracking details, schedules and commitments.
Strong interpersonal skills and the ability to align stakeholders around shared objectives.
Analytical thinking, autonomy, initiative and a solution-oriented approach.
Ability to perform effectively in a dynamic and evolving environment.
Fluency in English and French, both written and spoken to work with internal stakeholders, partners and vendors across Canada.
Availability to travel within Canada (10-20% depending on required projects)
Why Join MSC Canada?MSC is a world leader in global container shipping. MSC Canada has been serving the Canadian market for over two decades, rapidly expanding our presence nationally to become the number one carrier.
Our values are the beating heart of our business. They are the cornerstone of our company, supporting our vision, shaping our culture, and establishing our future direction.
Great people who work hard and look out for each other because we’re a team—it’s that simple!
Just to name a few of our perks:
Flexible health and dental benefits coverage (for all permanent full-time roles).
RRSP coverage with the Company matching a portion of employee contribution (for all permanent full-time roles).
Tailored training program opportunities for employee development.
Employee mentorship, leadership, and assistance opportunities.
Employee referral incentive program.
Community Involvement.
Gym facility Montreal and Toronto offices.
Health & Wellness Program.
MSC Canada’s Commitment to a fair talent acquisition processAI DisclosureAt MSC Canada, we are committed to transparency and fairness in our recruitment process. We do not use any artificial intelligence in our talent acquisition efforts.
Vacancy ClarityExisting Vacancy: This position is for an established role that is currently open.
Timely CommunicationMSC Canada ensures timely updates for candidates. All individuals selected for an in-person interview will be notified within 45 days of their initial discussion with us.
Qualifications and ExperienceLa mission principale du coordonnateur des projets de planification des installations est de faire avancer les projets avec rigueur et d'offrir une visibilité claire sur les priorités, les engagements, les risques, les décisions à prendre et les prochaines étapes.
Le coordonnateur de projets planifie, coordonne et suit les projets liés aux installations, aux environnements de travail et aux initiatives en matière d’immobilier d’entreprise. Agissant comme point de contact central entre les équipes internes, les fournisseurs, les consultants et les entrepreneurs, il veille à une exécution structurée et efficace, en phase avec les priorités de l’organisation.
Grâce à une approche proactive, organisée et axée sur le souci du détail, le titulaire du poste contribue à assurer une gestion rigoureuse des échéanciers, des budgets, des livrables et des exigences opérationnelles, tout en favorisant une expérience positive pour les parties prenantes.
Impact du poste
Exécution : Réalisation structurée des projets, conformément aux objectifs, aux échéanciers et aux paramètres approuvés.
Gestion des parties prenantes et visibilité : Organiser les réunions de lancement, mettre en place un suivi fiable de l’avancement des projets, et veiller à ce que les informations à jour soient clairement documentées et communiquées au gestionnaire ainsi qu’aux principales parties prenantes.
Proactivité : Identifier et signaler les risques ainsi que les dépassements budgétaires ;
proposer des solutions concrètes et/ou des alternatives.
Collaboration : Établir des relations constructives avec les équipes internes ;
gérer les relations avec les fournisseurs et les partenaires.
Amélioration continue : Favoriser l’adoption de pratiques de gestion de projet plus simples, plus cohérentes et plus efficaces.
Niveau de responsabilitéRehaussement de la complexité des tâches et de la responsabilisation envers la clientèle. Autonomie accrue dans le poste contribuant de façon importante aux projets de l’équipe ou de l’organisation. Responsabilité de l’exactitude et de l’efficacité dans les tâches attribuées. Début de mentorat ou de nouveaux membres du personnel.
Tâches principales1. Coordination et suivi de projets
Coordonner l’exécution quotidienne des projets d’aménagement, de rénovation, de reconfiguration des espaces de travail et de déménagement.
Élaborer et tenir à jour les échéanciers, les plans d’action et les outils de suivi de projet.
Coordonner les intervenants internes et externes afin d’atteindre les objectifs fixés pour chaque projet.
Organiser les réunions de projet, rédiger les comptes rendus et assurer un suivi rigoureux des actions à mener.
Suivre l’avancement des travaux et identifier rapidement tout écart par rapport à l’échéancier, ainsi que les risques et les problèmes éventuels.
2. Gestion des échéanciers, des livrables et des risques
Assurer le suivi des tâches, des jalons et des livrables jusqu’à leur achèvement.
Tenir à jour les registres des actions, des décisions, des risques, des problèmes et des changements.
Faire le suivi auprès des parties prenantes et confirmer les engagements ainsi que les échéances prévues.
Prévoir les obstacles pouvant affecter les coûts, les délais, les délais, la qualité ou les activités opérationnelles.
Recommander des mesures correctives et faire remonter les questions nécessitant une décision de la direction.
3. Coordination opérationnelle
Soutenir les projets liés aux espaces de travail, aux mobiliers, aux équipements et aux services connexes.
Collaborer, au besoin, avec les services des technologies de l’information, de la sécurité, des ressources humaines et des opérations.
Coordonner la mise en service, les déménagements et les activités de transition opérationnelle.
Assurer le suivi des non-conformités, des travaux correctifs et des engagements des fournisseurs jusqu’à leur résolution complète.
Contribuer au maintien d’environnements de travail sécuritaires et fonctionnels, conformes aux normes de l’organisation.
4. Gouvernance, documentation et rapports
Gérer une documentation de projet complète, structurée et à jour.
Organiser les plans, les contrats, les devis, les rapports, les approbations et les dossiers techniques.
Préparer des tableaux de bord, des indicateurs de rendement et des rapports d’avancement.
Élaborer des résumés concis à l’intention de la direction, facilitant la prise de décision éclairée et opportune.
Contribuer à l’amélioration continue des outils, processus et pratiques de gestion de projet.
Compétences / ExpérienceChaque membre du personnel de MSC Canada doit adhérer aux valeurs de MSC et s’empresser de produire des résultats au service de la clientèle, et ce, dans toutes ses interactions avec ses collègues et la clientèle.
Diplôme universitaire (baccalauréat) en administration des affaires, gestion de projet, immobilier, construction ou dans un domaine connexe.
De 3 à 5 ans d’expérience en coordination des installations (facilities), en coordination de projets, dans le secteur de la construction ou dans un rôle similaire.
Une expérience pertinente en coordination de projets, gestion des installations, aménagement de bureaux, construction ou au sein d’un environnement corporatif constitue un atout majeur.
Maîtrise de la suite Microsoft 365, incluant Excel, Outlook, Teams, Copilot et PowerPoint.
Solides compétences en organisation, planification et gestion des priorités.
Capacité démontrée à coordonner simultanément plusieurs projets et diverses parties prenantes.
Grande rigueur dans le suivi des détails, des échéanciers et des engagements.
Excellentes compétences interpersonnelles et capacité de mobiliser les parties prenantes autour d’objectifs communs.
Esprit analytique, autonomie, sens de l’initiative et approche axée sur la recherche de solutions.
Capacité de travailler efficacement dans un environnement dynamique et en constante évolution.
Maîtrise de l’anglais et du français (à l’oral et à l’écrit) pour interagir avec les intervenants internes, les partenaires et les fournisseurs à travers le Canada.
Disponibilité pour effectuer des déplacements au Canada (10 à 20 % du temps, selon les projets).
Pourquoi travailler chez MSC Canada?MSC est un chef de file mondial de l’expédition par conteneurs. Au service du marché canadien depuis plus de vingt ans, MSC Canada est rapidement devenue le premier transporteur à l’échelle nationale.
Nos valeurs déterminent nos façons de faire. Elles appuient notre vision, façonnent notre culture et définissent nos axes futurs.
Une équipe formidable, composée de gens qui travaillent dur et qui veillent les uns sur les autres, tout simplement.
Voici quelques-uns des avantages que nous offrons :
Couverture flexible des soins de santé et des soins dentaires (pour tous les postes permanents à temps plein).
Cotisations REER de contrepartie versées par l’entreprise, qui correspondent à une partie des cotisations d’un membre du personnel (pour tous les postes permanents à temps plein)
Programmes de formation sur mesure pour le perfectionnement du personnel
Possibilités en matière de mentorat, de leadership et de soutien
Programme de recommandation de membres du personnel
Engagement au sein de la communauté.
Salle d’entraînement aux bureaux de Montréal et de Toronto.
Programme de santé et de mieux-être.
Application EligibilityThis position is open to external candidates. MSC employees who are interested in this opportunity must refer to the Internal Global Job Board and may apply only if the same position is listed there. Please note that this role may or may not be available internally for application.
Whether you're an experienced professional or just starting your career, we have job opportunities for everyone.
MSC is dedicated to providing equal employment opportunities (EEO) to all employees and applicants for employment without regard to race, color, religion, sex, national origin, age, disability or genetics.
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