Technicien(ne) en administration (Remplacement temporaire à temps complet)

SOMMAIRE DU POSTE :
Relevant de la Registraire, le ou la Technicien(ne) en administration accomplit différents types de tâches techniques de nature administrative reliées aux Services aux étudiant(e)s. Le ou la Technicien(ne) en administration relève de la Coordonnatrice des Services aux étudiant(e)s.



Au niveau de l’organisation scolaire, il (elle) participe au processus technique relié à l’inscription, à la gestion des dossiers des étudiant(e)s et aux fichiers informatisés qui sont liés à l’aide financière, ainsi qu’à d’autres tâches administratives.



Au niveau de la gestion des finances, il (elle) recueille, analyse et prépare des données ou des renseignements dans le but d’aider à la préparation du budget, à la production des états financiers et aux achats. Il (elle) fournit aux partenaires externes les services de suivi appropriés liés à son domaine (STO, AFE).

TÂCHES :
Le titulaire de ce poste effectue notamment les tâches suivantes :

• Se charge des opérations et des envois reliés à l’aide financière et à la perception des droits de scolarité, tout en s’assurant de l’exactitude et de la confidentialité des dossiers des étudiant(e)s.


• Utilise plusieurs systèmes afin d’accomplir diverses tâches administratives (Contact, Clara, Omnivox etc.).


• Apporte son aide, au besoin, durant le processus de vérification ministérielle.


• Tient la Gestion des Services aux étudiant(e)s informée en fournissant divers rapports (à savoir : processus d’inscription des étudiant(e)s, frais impayés et/ou autres documents connexes).


• Communique au besoin avec les étudiant(e)s par divers moyens, du genre courriels, MIO ou téléphone).


• Génère et prépare des formulaires et des lettres dynamiques en prévision de leur approbation et de leur signature par la Directrice des Services aux étudiant(e)s.


• Tiens-la Coordinatrice des Services aux étudiant(e)s au courant du règlement des questions reliées aux dossiers et aux droits de scolarité des étudiant(e)s.


• Se charge des transmissions et de l’importation de données, génère des rapports et vérifie l’exactitude, et fait les corrections au besoin.


• Transmet et importe toutes les données requises dans CLARA en fonction du calendrier opérationnel du Ministère.


• Assiste la gestion des services aux étudiants pour les dossiers d'aide financière (STO, fonds d'urgence, Plan majeur).


• Organise des ateliers à l’intention des étudiant(e)s sur la littératie financière et sur tout sujet lié à l’aide financière.


• Aide aux étudiant(e)s à obtenir des bourses d’études et autres financements et subventions du Ministère.


• Se tient au courant de tout financement gouvernemental lié aux études postsecondaires.


• Participe à divers comités à l’intérieur et à l’extérieur du collège avec des partenaires externes en lien avec son portfolio.


• Tient à jour les renseignements relatifs aux différents types de contrats.


• Recueille et vérifie les documents reliés à la résidence au Québec, à l’aide financière et aux dossiers des étudiant(e)s.


• Effectue d’autres tâches administratives reliées aux Services aux étudiant(e)s.


• Aide au fonctionnement général du bureau et effectue au besoin d’autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS MINIMALES REQUISES :

• Détenir un diplôme d'études collégiales en Administration ou en Finance ou en Comptabilité, ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.


• Doit être bilingue anglais - français (oral, écrit et compréhension).


• Une expérience approfondie dans l'utilisation de Microsoft Excel est essentielle.

AUTRES QUALIFICATIONS :

• Doit posséder d’excellentes habiletés en communication, en organisation et en relations interpersonnelles.


• Doit posséder d’excellentes compétences analytiques et en résolution de problèmes.


• Doit être rapide, dynamique, créatif et avoir le souci du détail.


• Doit être en mesure de travailler de façon indépendante avec un minimum de supervision, et de bien travailler en équipe.


• Doit être débrouillard(e) et savoir faire preuve de jugement.


• Doit être capable de travailler efficacement dans le respect des échéanciers et de produire des résultats exacts.


• Doit faire preuve de flexibilité et posséder une grande capacité d’adaptation.


• Doit être capable d'effectuer des calculs complexes et d'obtenir des résultats précis.


• Doit avoir d'excellentes compétences en matière de service à la clientèle.


• Doit avoir une forte éthique de travail et faire preuve de discrétion.

ÉCHELLE SALARIALE (PAR HEURE) :
27,78$ - 37,08$