Ajoint(e) administratif(ive)

Tu es une personne organisée et rigoureuse qui cherche à grandir au sein d’une entreprise familiale ? Construction RDJ est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ive) dynamique et polyvalente pour rejoindre notre équipe au sein d'une entreprise spécialisée dans le domaine de la construction. Le rôle consistera à apporter un soutien administratif essentiel à l'équipe de gestion de projets et à la direction, en s'assurant que les opérations quotidiennes se déroulent de manière efficace et fluide. Cette position offre l'opportunité de contribuer au succès de projets variés et stimulants au sein d'un environnement dynamique et en constante évolution.

Secrétariat général

• Filtre les appels entrants, répond aux demandes de renseignements et dirige les appels vers la personne compétente; (2-3 appels à l’heure)

• Accueille les personnes se présentant sur place

• Distribue le courrier

• Prépare l’expédition de documents variés

• Effectue le classement et l’archivage de façon efficace (environ 1h30 semaine)

• Commande les fournitures et le matériel de bureau

• Effectue une sauvegarde manuelle de l’informatique de l’entreprise une fois semaine

• Participe aux rencontres de planification et de suivi de son travail avec sa supérieure

• En support à la direction, aider à la rédaction des différentes communications internes

• Organiser et préparer les différentes rencontres au sein de l’entreprise.

Soutien aux contrats et conformité

• Fait la saisie des informations concernant les différents types de contrats abrégés et les différents éléments de conformités

• Envoie les contrats de sous-traitants et fait le suivi des signatures

• Prépare et tient à jour la « liste des sous-traitants » par projet, incluant les documents de conformités (# de contrats, RBQ, ARQ, TPS, TVQ, CCQ, CNESST, quittances, etc.)

• Mentionne toute problématique au directeur de l’estimation et /ou à l’administration

• Mettre à jour le logiciel sur les changements relatifs aux différents contrats.

Tâches annuelles

• Fait l’archivage des dossiers de l’année

• Prépare les cartables de fin d’année pour le contrôleur

• Réalise toutes autres tâches connexes.

Soutien à la préparation de soumissions (en remplacement seulement et très occasionnel)

• Prépare les documents de soumissions

• Assiste l’estimateur dans la fermeture de la soumission

• Prépare l’enveloppe de dépôt de soumission et vérifie que les documents demandés sont joints, dûment signés et conformes.

Votre Profil

• DEP en secrétariat (un atout)

• 5 ans d’expérience dans le domaine de la construction dans un poste similaire (un atout)

• Très bonne connaissance de l’environnement Windows et de la suite Office

• Excellente qualité du français tant à l’oral qu’à l’écrit

• Excellente capacité de classement et archivage sous différents formats.

Vos habiletés:

• Excellent sens de l'organisation

• Capacité de prendre des initiatives (débrouillardise et approche solutions)

• Capacité de travailler sur plusieurs projets en même temps

• Avoir le souci du détail et de la rigueur

• Aimer avoir de l’autonomie dans son travail

• Esprit d’équipe : aimer collaborer avec plusieurs personnes.

Avantages :

• Salaire à partir de 50 000$

• Assurance collective

• Vacances

• Une ambiance de travail dynamique et professionnelle !

Rejoignez-nous et contribuez à la réussite de Construction RDJ !

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