Agent ou Agente aux admissions

Job Responsibility:

Sous la supervision du ou de la gestionnaire des Admissions, la personne titulaire est responsable d'analyser les dossiers scolaires des candidates et candidats aux études, de préparer des offres d'admission pour tous les campus et sites du Collège Boréal et d'accomplir diverses tâches liées aux admissions et au système informatisé du Registrariat et du Service d'admission des collèges de l'Ontario (OCAS) ainsi qu'au système d'admission international de l'OCAS. Organisée et faisant montre d'une approche clientèle hors pair, elle possède des capacités d'analyse et les compétences pour conseiller, déterminer l'admissibilité des candidates et candidats dans leur parcours d'inscription au Collège, coordonner les communications du Bureau des admissions (BAR) et les stratégies pour le contrôle de l'effectif étudiant. Elle offre un service à la clientèle exemplaire via divers moyens, y compris le centre d'appel du Collège.

Responsabilités :

Service à la clientèle et conseil aux candidats à l'admission

• Effectuer l'analyse des dossiers d'admission et évaluer la validité des documents présentés;
• Fournir en temps opportun un encadrement, des conseils et des documents d'appui aux candidatures actuelles et potentielles, parents et conseillers en orientation concernant les exigences d'admission, le statut de leur demande, la disponibilité des programmes ainsi que les directives et procédures d'admission, tout en assurant les suivis nécessaires pour parvenir à une offre d'admission;
• Expliquer les résultats de la décision d'admission sur demande et, au besoin, conseiller les individus quant aux prochaines étapes;
• Recommander des programmes alternatifs ou des services de mise à niveau, le cas échéant;
• Faire partie du centre d'appel pour le BAR et assurer le suivi auprès des candidatures actuelles et potentielles concernant les questions, via différentes plateformes, y compris les téléconférences et les courriels, etc.;
• Faire le suivi auprès des responsables des questions liées aux exigences d'admission, au processus de sélection et aux évaluations liées à l'admission;
• Émettre des recommandations concernant les exigences des programmes lorsque les responsables ne sont pas disponibles;
• Expliquer et guider la clientèle avec les demandes d'admission et l'accès aux informations à partir des applications du Collège;
• Recommander et organiser, sous la supervision du ou de la gestionnaire, des activités de conversion en collaboration avec les diverses équipes du Collège;
• Recueillir, analyser et formuler des recommandations à partir de ses observations découlant des rapports statistiques concernant la conversion, les candidatures et les dossiers incomplets;
• Assurer le suivi des offres des programmes contingentés, y compris les listes d'attente, en veillant à ne pas dépasser le nombre maximal.

Tâches administratives

• Émettre les lettres d'offre et les courriels liés aux admissions et aux demandes d'information pour les candidatures, y compris tous les documents à l'appui;
• Effectuer le suivi auprès du secteur des Communications pour les révisions aux communications envoyées par le BAR;
• Assurer le traitement des demandes dans le système en temps opportun;
• Maintenir une liste de candidatures internationales admissibles à un programme aux fins de soumission à OCAS pour l'obtention de lettres d'attestation provinciale (LAP);
• Revoir les LAP émises par la province (reçues d'OCAS), les télécharger, assurer la mise à jour des dossiers étudiants et distribuer les LAP aux candidatures sélectionnées;
• Surveiller la capacité des programmes et signaler l'atteinte potentielle de celle-ci à la personne superviseure;
• Maintenir une liste et des renseignements détaillés des candidatures admissibles aux programmes contingentés et remettre cette information aux responsables des programmes, qui détermineront quelles candidatures recevront une offre d'admission;
• Participer aux réunions de débreffage suivant chaque cycle d'admission;
• Apporter un soutien en prenant des notes lors des réunions du BAR;
• Contribuer à la mise à jour des systèmes liés à l'admission;
• Assurer le suivi concernant la mise à jour de l'information liée à l'admission sur le site Web du Collège Boréal, sur l'intranet et sur le portail;
• Résoudre les problèmes avec le corps professoral, le personnel du BAR, les étudiantes et étudiants et le support informatique;
• Agir à titre de soutien pour l'agente ou l'agent aux admissions et à la transférabilité.

Systèmes informatisés Boréal et OCAS

• Assurer la congruence des données sur tous les critères d'admission des programmes du Collège entre le système informatisé Boréal (SIB) et le système d'OCAS avant le début des cycles d'admission et corriger les erreurs s'il y a lieu;
• Effectuer la mise à jour et assurer l'intégrité des tables d'admission sur le SIB;
• Assurer le suivi auprès de la personne qui supervise concernant la validation des listes de programmes pour chaque cycle d'admission;
• Assurer l'intégrité des composantes du module d'admission dans le SIB et veiller à ce que le processus automatisé soit fonctionnel

Exigences :

• Diplôme de deux ans ou l'équivalent en Administration des affaires, administration de bureau, communications, relations publiques, travail social ou l'équivalent;
• Minimum de trois ans d'expérience pertinente;
• Expérience obligatoire avec des systèmes informatisés;
• Expérience obligatoire avec les logiciels d'affaires ou de bureau;
• Expérience de travail en équipe;
• Expérience en service à la clientèle;
• Expérience dans le traitement de dossiers confidentiels et connaissance des normes et règles de confidentialité de l'information;
• Capacité de résolution de problèmes, de jugement et d'analyse;
• Compétences organisationnelles avancées;
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
• Capacité à travailler avec diverses clientèles, un atout;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Excellentes compétences de communication orale et écrite en anglais et en français;
• Connaissance des systèmes d'éducation dans les pays francophones;
• Expérience dans le système collégial, un atout.

Au Collège Boréal, nous célébrons nos différences, notre diversité et notre francophonie. Nous nous efforçons d'être à l'affût des pratiques exemplaires grâce à nos valeurs et à nos croyances qui favorisent le partage d'idées, la collaboration, le respect, l'innovation et l'humanisme. C'est ce qui permet à la communauté de Boréal de s'engager dans un monde inclusif. Le Collège Boréal s'engage à considérer et à réduire les obstacles et les barrières systémiques affectant le recrutement des groupes sous-représentés. Des mesures d'adaptation sont offertes sur demande pour les candidats ayant un handicap ou des besoins spéciaux.

Si vous voulez contribuer à bâtir des équipes talentueuses, nous vous invitons à soumettre votre candidature, avant le 17 juillet à 23h59, via le lien suivant :

Type d'emploi : Temps plein, Contrat à durée déterminée

Rémunération : 30,00$ à 34,77$ par heure

Heures prévues : 35 par semaine

Lieu du poste : En présentiel