Chargé De Projet Volet Développement De L’accès Et Des Systèmes D’information

MandatSOMMAIRE DE LA FONCTIONSous l’autorité du Chef de service – Transformation clinique, développement de l’accès et systèmes d’information, l’APPR Chargé de projet possède une expertise approfondie des règles régissant l’accès aux services ambulatoires spécialisés ainsi qu’une maîtrise des systèmes d’information sous la gouverne du Service (eClinibase, Stat Guichet, Tango). En tant que conseiller expert en accès et systèmes d’information, le candidat retenu jouera principalement un rôle de chargé de projet.
Le titulaire du poste mènera des projets visant à améliorer l’accès, l’efficience et la sécurité des processus des services ambulatoires spécialisés incluant des transformations majeures, des mises aux normes ministérielles, des projets d’amélioration continue et de l’implantation de nouvelles technologies.
Lors du développement des projets sous sa responsabilité, l’APPR est responsable des réflexions entourant les impacts positifs et négatifs des trajectoires et processus qui seront déployés, tout en s’appuyant sur les grandes orientations qui régissent notre secteur d’activité. Avec son Chef de service et plusieurs autres collaborateurs, il s’assure de mettre en place des trajectoires efficientes, innovantes et bénéfiques pour assurer la sécurité des processus et pour favoriser l’expérience client des usagers aux services ambulatoires spécialisés.
LES RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
Conduit des projets de transformation, de mise aux normes, d’amélioration continue et d’implantation de nouvelles technologies pour les services ambulatoires spécialisés;
Détient des connaissances particulières à son champ d’expertise, notamment les principes fondamentaux de saine gestion de l’accès aux services ambulatoires spécialisés, la structure d’utilisation des systèmes d’information sous la gouverne du Service et les procédures administratives sécuritaires et efficientes;
Produit des outils clinico-administratif, des documents et conçoit des guides pour assurer la compréhension des processus déployés à l’ouverture et en pérennité;
Assure la collecte de données terrain et animer des ateliers de réflexion avec divers collaborateurs;
Révise et implante des trajectoires cliniques et administratives en collaboration avec les acteurs du secteur concerné;
Participe à toutes les étapes des projets, assure le suivi des actions et livrables et tient à jour les outils de gestion de projets;
Travaille étroitement avec les chefs de service, les équipes terrain et les APPR pour analyser les besoins et réaliser les livrables;
Élabore des plans de gestion de risque et de contingence et prend des décisions éclairées sur les impacts des décisions pour les projets dont il est responsable;
Maintien une communication régulière avec les experts du projet et participe aux réunions d’équipe et de projet;
Propose des idées et stratégies pour améliorer l’efficacité et la sécurité des processus et résout des situations problématiques sous sa responsabilité;
Travaille en étroite collaboration des pilotes des systèmes d’information et supervise les travaux des ressources qui lui sont assignées dans l’équipe pour la mise en œuvre de ses projets;
Au besoin, assure la formation d’utilisateurs et offre du support terrain et via les outils de support utilisés;
LES RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Conduit des projets visant à améliorer l’accès, l’efficience et la sécurité des processus entourant les services ambulatoires spécialisés, dont des projets de transformation majeurs de processus, de mises aux normes ministérielles, des projets d’amélioration continue et d’implantation de nouvelles modalités technologiques;
Assure la collecte des données terrain en prévision de différents projets, assure l’animation de certaines rencontres dont des ateliers de réflexion avec différents collaborateurs comme des équipes administratives, cliniques ou médicales;
Assure la révision, les réflexions et l’implantation de certaines trajectoires cliniques et administratives en collaboration des acteurs du secteur et de ses collègues;
Participe à toutes les étapes et assure le suivi de l’ensemble des actions et livrables pour les projets sous sa responsabilité et complète les outils de gestion de projets requis afin d’assurer l’avancement du projet par rapport aux échéanciers déterminés;
Collabore étroitement avec les chefs de service et les équipes terrain pour analyser les besoins et réaliser les livrables conduisant au déploiement d’un projet;
Collabore étroitement avec l’APPR tactique et l’APPR coordonnateur pour le suivi des livrables et des orientations à prendre, avec l’APPR clinique pour considérer les besoins cliniques dans la définition des processus ainsi qu’avec tous les autres collègues du service;
Pour les projets sous sa responsabilité et en collaboration de la Chef de service, élabore des plans de gestion de risque et des plans de contingence pour identifier les risques potentiels et rechercher des solutions;
En collaboration de l’APPR coordonnateur et de la Chef de service, prend des décisions éclairées quant aux impacts des différentes décisions sur les structures administratives des données, les interfaces liées à nos systèmes d’information et les impacts pour les acteurs terrain;
Assure le maintien d’une communication régulière et le travail en étroite collaboration avec les autres experts du projet, l’APPR Coordonnateur et son Chef de service pour la résolution de problèmes complexes;
Participe activement aux réunions d’équipe-projet et aux réunions d’amélioration continue tenues par le service sur les meilleures pratiques des processus administratifs et les modalités d’utilisation des systèmes d’information sous la gouverne du service;
Planifie les stratégies, coordonne et participe aux plans de transition en période de déploiement de projet en plus d’assurer le transfert de connaissance adéquat vers les pilotes des systèmes d’information et les collègues formateurs;
Suivant l’implantation de projets, assure un suivi des changements post-implantation et effectue des audits et vigies pour contrôler le maintien des processus;
Assiste les équipes terrain lors de l’implantation de projets et au besoin, répond aux besoins de support des utilisateurs autant sur le terrain que sur les outils prévus de demandes (Portail DRI, canaux Teams, ligne téléphonique, etc.) ;
Élabore et propose des idées et des stratégies innovantes pour améliorer l’efficacité et la sécurité des processus pour permettre de répondre aux besoins des utilisateurs;
Agit à titre d’expert des systèmes d’information sous la gouverne du service et des processus associés pour l’ensemble des directions cliniques qui offre des services ambulatoires spécialisés;
Assume un rôlede gardien des orientations et des bonnes pratiques en lien avec les responsabilités du service dont la saine gestion de l’accès aux services et assure un partage de connaissances avec les utilisateurs;
Au besoin et pour les projets sous sa responsabilité, évalue les besoins de formation, développe le contenu, coordonne les activités de formation et crée les guides et les outils aide-mémoire requis au maintien des connaissances et des processus ;
Au besoin, assure la formation des utilisateurs sur les systèmes d’information et les processus administratifs, cliniques ou médicaux.
Exigences
Connaissances académiques : Détenir un diplôme d’études universitaires dans une discipline universitaire appropriée telle qu’en sciences de l’administration, en sciences humaines ou en sciences sociales
Connaissances pratiques : Expérience de six (6) mois dans un secteur d’accueil et de rendez-vous ou de processus administratifs comme le service à la clientèle
Connaissances pratiques : Expérience dans le domaine de la santé constitue un atout
Connaissances pratiques : Détenir une certification Lean management de niveau ceinture blanche constitue un atout
Connaissances pratiques : Avoir une connaissance générale des outils Word, Excel, Powerpoint et avoir une facilité avec la technologie
Note : Dans le cadre de ses fonctions, l’employé peut être amené à se déplacer sur les cinq sites du CHU de Québec – Université Laval. Port d’attache HSS.
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