Coordonnateur administrative - Opérations

Sommaire du poste

Le ou la Coordonnateur(trice) des opérations agit à titre de soutien clé au département des opérations. La personne titulaire du poste assure la coordination quotidienne des mandats opérationnels, le suivi des demandes clients et la communication avec les équipes terrain et les sous-traitants.

Par son sens de l’organisation et sa capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément, le coordonnateur contribue à assurer la qualité des services offerts, le respect des échéanciers ainsi qu’un haut niveau de satisfaction client.

Responsabilités principales

Coordination des opérations

• Recevoir, analyser et assigner les demandes de travail (Work Orders) aux différents départements impliqués;
• Assurer le suivi des mandats jusqu’à leur complétion;
• Coordonner les urgences et travaux spéciaux;
• Assurer une communication efficace entre les clients, les équipes terrain et les sous-traitants;

Gestion des sous-traitants

• Communiquer régulièrement avec les sous-traitants afin d’assurer le bon déroulement des opérations;
• Soutenir les sous-traitants dans la compréhension des mandats et des attentes;
• Effectuer des suivis concernant les budgets, l’équipement et les produits nécessaires aux travaux;
• Contribuer à l’intégration et à la formation de nouveaux sous-traitants;

Relation client

• Répondre aux demandes et aux questions des clients;
• Intervenir dans la résolution de problèmes opérationnels;
• Maintenir un haut niveau de satisfaction et de qualité de service;

Suivi administratif et opérationnel

• Préparer et transmettre les informations nécessaires aux contrats et dossiers administratifs;
• Mettre à jour les systèmes de suivi des opérations;
• Compiler et transmettre certaines informations liées aux mandats et aux budgets;
• Produire des rapports simples de suivi lorsque requis;

Support aux opérations

• Participer à l’amélioration continue des processus opérationnels;
• Contribuer à la coordination des inspections de qualité lorsque requis;
• Offrir un soutien aux gestionnaires et aux équipes terrain.

Profil recherché

• Excellent sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités;
• Forte aptitude en communication et en service à la clientèle;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en constante évolution;
• Esprit d’initiative et aptitude à résoudre des problèmes;
• Capacité à collaborer avec des équipes diversifiées et multiculturelles.

Qualifications

• Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente dans un domaine pertinent,
• Expérience en coordination des opérations, en logistique ou en gestion de services (un atout),
• Expérience dans le secteur de l’entretien ménager ou des services (un atout),
• Bilinguisme (français et anglais) requis,
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des systèmes de gestion.

Conditions de travail

• Poste à temps plein
• Disponibilité occasionnelle pour gérer des urgences en soirée ou la fin de semaine
• Environnement dynamique axé sur la collaboration et la performance