Adjoint(e) administratif(ve) et réception

Sommaire

Relevant de la gestionnaire de la comptabilité et de l’administration, le(la) adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste assure un soutien le soutien administratif quotidien de l’entreprise en effectuant diverses tâches liées à la gestion des fournisseurs, du courrier, des fournitures de bureau ainsi qu’au traitement de la documentation administrative.

La personne contribue au suivi des dossiers, à la qualité des informations administratives ainsi qu’à l’efficacité des opérations quotidiennes. En tant que premier point de contact de l’entreprise, elle accueille les visiteurs, répond aux appels et veille à offrir un service courtois, professionnel et efficace à l’ensemble des intervenants.

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste, la personne aura à :

1. Tâches administratives

• Acheminer les factures aux personnes responsables pour approbation et assurer leur classement selon les procédures;
  
• Participer à la réception et à la création des bons de commandes (PO);
  
• Procéder à l’ouvertures de comptes fournisseurs et à la mise à jour de leurs informations administratives (coordonnées, informations bancaires, taxes, licences et autres documents requis);
  
• Assurer le suivi des documents requis auprès des fournisseurs à l’aide su système ERP;
  
• Préparer et rassembler les factures, pièces justificatives et autres documents requis pour la comptabilité;
  
• Compiler les informations nécessaires à la conciliation des relevés de cartes de crédit;
  
• Maintenir à jour le fichier cumulatif de consommation d’essence par équipe et par compagnie;
  
• Effectuer le classement et l’archivage de documents administratifs;
  
• Assurer la gestion des fournitures de bureau et des commandes.
  

2. Accueil et service à la clientèle

• Accueillir les visiteurs avec courtoisie et professionnalisme;
  
• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées;
  
• Assurer la réception, le tri et le traitement des courriels entrants;
  
• Répondre aux demandes d’informations ou les diriger vers les ressources appropriées;
  
• Assurer la distribution interne ainsi que l’envoi et la réception du courrier.
  

Qualifications :

• Diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou bureautique, ou l'équivalence;
  
• Expérience pertinente dans un emploi similaire;
  
• Avoir une bonne connaissance de la Suite Microsoft Office;
  
• Aisance avec les logiciels technologiques;
  
• Excellente organisation, rigueur et autonomie;
  
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément dans un environnement dynamique;
  
• Bon sens du service client interne et facilité de communication.
  

Nous offrons :

• Activités sociales organisées par l’entreprise;
  
• Régime REER/RPDB;
  
• Assurances collectives (dentaire, invalidité, vie, maladie, complémentaire);
  
• Congés mobiles;
  
• Environnement de travail stimulant et en pleine croissance.